Нужно делить большие дела на маленькие

Как я уже писал, мне посоветовали прочесть статью  о том, как перестать откладывать дела на завтра и начать все делать. Там описаны приемы, которые помогают не откладывать на потом дела, а постепенно их решать. Там я вычитал, что полезно большое дело — делить на маленькие и уже эти маленькие дела выполнять по очереди. Психологически это делать легче. Получается , что выполняя маленькие «части» большого дела и большое дело постепенно выполняется. В принципе я и до этого это знал, много где об этом читал, но как-то на практике особо не пробовал.  Вот недавно решил попробовать на работе так делать.

Раньше утром в список дел на день (рабочих) писал много дел, которые мне надо было выполнить. Но в итоге, из этого списка выполнял от силы половину. Видя какое — либо дело или задачу, которая займет у меня например 3-4 часа, я ее откладывал «на потом» и сначала делал более мелкие дела. В итоге — в первой половине рабочего дня я как правила самые трудные дела не делал (первая половина дня у меня длится 4,5 часов, а вторая — 3,5). Откладывал важное дело на вторую половину дня. Как правило во второй половине дня появляются неотложные дела, которые нужно решить сразу (телефонные звонки, сбои в работе 1-С и прочее, кароч. если не сделать, то все «встанет»). В итоге на «важное дело оставалось во второй половине дне 1,5-2 часа и как бы видя, что все равно я не успею сделать большое дело до конца рабочего дня- я решал сделать обязательно его в первой половине дня следующего дня. Таким образом часто важное дело «зависало» по 3-4 дня. Иногда накапливалось несколько таких дел и приходилось либо сидеть на работе до ночи или выходить на выходных.

В общем попробовал, как и написано в этой статье делить «Большие»- на «мелкие» и делать все по частям.

Первое дело которое я попробовал так «расчленить» — было «выполнение  мониторинга наличия и оборота товаров — лидеров продаж во всей автоматизированной торговой сети продовольственных магазинов». Теоретически это задание в самые сжатые сроки можно выполнить за 8 часов. Выполняю основную работу я, но мне помогают еще 10 человек, которым я подготавливаю основы- шаблоны и информацию, которую нужно туда занести. Этот мониторинг делаю в среднем раз в 2 месяца. Раньше от момента получения задания до полного его выполнения проходило в среднем 4-5 дней (откладывание на потом и несвоевременная сдача работы от помощников). В задании у меня раньше было одно слово «Мониторинг товаров». Когда оно было выполнено — я его вычеркивал.

Попробовал разделить это задание «Мониторинг» на подзадания и выполнять все по отдельности. Забегая вперед, скажу что выполнено задание было за 3 дня (это не 4 и не 5 дней), но за 3 дня , а не за 8 часов — из-за того что не все вовремя сдали отчеты.

В общем из одного задания «Мониторинг» я сделал вот такие подзадания, выполнение которых означало выполнение общего задания. Выполнять нужно было по порядку, одно за другим. Получилось вот что:

1. Составить обновленный список всех действующих автоматизированных магазинов
2. Сделать АВС анализ продаж по группам во всех автоматизированных продовольственных магазинах
3. Выбрать 200-250 товаров — лидеров продаж из общего списка
4. Оставить 150 товаров — лидеров продаж
5. Согласовать список 150 товаров с руководством и убрать от туда еще 50 товаров
6. Утвердить окончательный список
7. Занести все автоматизированные магазины в настройки мониторинга
8. Сгруппировать 100 лучших товаров лидеров в алфавитном порядке
9. Занести 100 товаров в настройки мониторинга
10. Сформировать таблицу оборота остатков на начало, конец периода и оборачиваемость за период
11. Сделать вызгузку отчета в Excell
12. Сделать SWOD- Таблицу — шаблон с указанием 100 товаров, всех магазинов и ответственных 10 человек, которые будут заносить данные в персональные таблицы
13. Настроить внешний вид таблицы
14. Настроить Внешний вид таблицы с исходными данными по наличию и обороту в разрезе всех магазинов
15. Разбить общую таблицу SWOD на 10 персональных пофамильных
16. Сделать отдельную папку на общем сервере в которой разместить все исходные данные
17. Сказать всем ответственным за заполнение 10 таблиц что все подготовлено и можно заполнять
18. Самому заполнить 1 из 10 таблиц
19. Собрать оставшиеся 9 недостающих таблиц
20. Сделать выборочную проверку и контроль (поискать ошибки у тех кто их мог допустить)
21. Исправить ошибки, если они есть
22. Занести данные из отдельных таблиц в SWOD
23. Сделать единое форматирование сводной таблицы
24. Удалить ненужные строки или магазины с усеченным периодом отчета
25. Сохранить готовую таблицу на общем сервере
26. Распечатать готовую таблицу на цветном принтере
27. Склеить цветной бумажный вариант таблицы
28. Бумажный вариант таблицы отдать руководству
29. Электронный вариант таблицы отправить на базу и в районы дислокации магазинов для устранения нарушений
30. Проанализировать нарушения (где объективные, а где субъективные)
31. Написать рекомендации по их устранению
32. Дать задание по устранению нарушений

В итоге вместо 1 задания «Мониторинг» получилось 32 задания. Но каждое можно как-бы выполнить по отдельности. Самое долгое задание занимает 50 минут, остальные от 3 до 15 минут. В итоге уже морально легче начать выполнять, а когда начал то уже идет как бы по инерции.

В общем, рекомендации статьи работают. Попробовал так «расчленять» и другие задания. Результат — тоже отлично, все делаю быстрее и укладываюсь в сроки (хотя многие из этих сроков сам для себя и устанавливаю)

Это моя 40 статья для сайта. 2 сентября 2015 года